Office workers working at desk and an informal meeting
Office workers working at desk and an informal meeting

Informace o software pro správu dokumentů a tisku

Zlepšete workflow dokumentů a zvyšte efektivitu pomocí softwaru pro správu dokumentů a tisku. Využijte výhod snadného skenování, tisku a lepšího zabezpečení na všech svých zařízeních.

Změňte způsob, jakým pracujete

Tiskárny a multifunkční zařízení potřebuje každé pracoviště, ať už se jedná o malou pracovní skupinu, rušné oddělení nebo sofistikované tiskové oddělení.

Ačkoli vaše společnost může využívat cloud nebo pracovat s digitálními formáty, někdy je tištěná kopie důležitých dokumentů nezbytná. Věděli jste ale, že tisková zařízení mohou být ještě přínosnější, pokud se používá společně se softwarem pro správu dokumentů a tisku?

Tato pokročilá softwarová řešení mohou zlepšit každou fázi správy dokumentů, včetně kontroly dokumentů, řízení workflow, bezpečného ukládání, skenování a dalších, protože přinášejí lepší pracovní postupy, vyšší efektivitu a nižší náklady.

Správa celé flotily tiskáren

Ať už má vaše společnost jednu tiskárnu nebo jich vlastní stovky, správa tiskových zařízení zajistí, že budou vašemu podnikání vždy nápomocny a nikdy nebudou překážkou. Centrální konzola pro správu vám ukáže, v jakém je tiskárna stavu, kdo ji používá a kdy. Už nikdy nebudete muset odhadovat, jak dobře daná tiskárna pracuje.

Nastavením pravidel tisku, omezením přístupu uživatelů, omezením počtu vytištěných stránek a vyžadováním autorizace uživatelů pro ukládání dokumentů můžete také omezit případné zneužití. Správa tisku umožňuje týmům lepší přehled, což znamená lepší zabezpečení, lepší použitelnost a vyšší efektivitu pro všechny.

Woman standing at printer in office-Printer-Product

Snížení množství odpadu

Díky strukturované správě tisku můžete snížit náklady na zbytečný a neoprávněný tisk. To může vašemu týmu nejen pomoci splnit cíle politiky ochrany životního prostředí, ale také vytvořit lepší elektronický oběh dokumentů prostřednictvím digitalizace dokumentů a jejich digitální distribuce.

Díky automatizaci a pravidlům se váš dokument dostane přesně tam, kde má být, pouhým stisknutím několika tlačítek. Například, finanční týmy mohou skenovat faktury a automaticky je ukládat do správné složky.

 

Three office workers working at desks

Ušetřete čas a peníze

Někdy se dokumenty ztratí nebo se uloží na špatné místo, ale se softwarem pro digitalizaci a správu dokumentů budou vždy tam, kde mají být. Digitalizace dokumentů zefektivňuje pracovní postupy: jakmile je dokument naskenován, může být směrován týmům, které ho nejvíce potřebují. Výsledek? Úspora času věnovaného pojmenovávání, třídění, odesílání a nahrávání souborů.

A protože software indexuje meta tagy i obsah dokumentu, můžete rychle a snadno najít přesně to, co hledáte. Proces digitalizace dokumentů může dokonce naskenované dokumenty odesílat ve formátu PDF chráněném heslem přímo z vašeho zařízení. 

Four colleagues looking a PC screen

Zlepšení bezpečnosti a dodržení předpisů

Chraňte prostředí tisku, skenování a kopírování pomocí softwaru pro digitalizaci dokumentů a správu tiskových zařízení, který vytváří kompletní prověřovací záznam o všech činnostech. Vytvořením robustního elektronického oběhu dokumentů zajistíte větší klid nejen svému týmu, ale i klientům a všem zúčastněným stranám.  

Small workgroup informal meeting