Digitalizace dokumentů

Digitalizujte dokumenty snadno a lehce

Digitalizace dokumentů - proces skenování nebo záznamu papírového dokumentu za účelem jeho uložení do digitálního úložiště - je cílem každé organizace. Může jít o převod starých dokumentů do digitální podoby nebo o záznam nově přijatých dokumentů a jejich přidání do konkrétního workflow. V obou případech je zapotřebí multifunkční tiskárna a software pro digitalizaci dokumentů, aby workflow dokumentů probíhaly hladce.

Pro skenování dokumentů jsou sice nezbytné multifunkční tiskárny nebo kopírky se samostatnými skenery, ale nezbytný je také software pro digitalizaci dokumentů. Ten zajišťuje bezpečné a efektivní ukládání, sdílení i správu dokumentů jejich zpracování v rámci vašich pracovních postupů.

Three colleagues reviewing on-screen content

Přechod na digitální formáty

Přechod z papíru na bajty může představovat časově náročný úkol, ať už jde o skenování faktur nebo automatizaci digitálních poštovních služeb. Dokumenty je třeba skenovat, pojmenovávat, zakládat, indexovat, sdílet, ukládat a mnoho dalšího. Se softwarem pro digitalizaci dokumentů však můžete celý proces automatizovat a ušetřit tak čas i peníze.

Díky plně dohledatelnému, snadno prohledávatelnému a efektivně distribuovanému záznamu dokumentů můžete využívat workflow dokumentů, které minimalizují časové ztráty při manuálních úkonech a zvyšují produktivitu.

Software pro digitalizaci dokumentů navíc vytváří kompletní prověřovací záznam ke každého dokumentu, který prostřednictvím multifunkční tiskárny zpracujete, což znamená, že vaše organizace vytvoří záznamy o všech činnostech s dokumenty, požadované pro splnění předpisů.

Product-Photocopier -MX-6071-colour scanning

Automatické indexování a analýza obsahu

Bez ohledu na vyspělost vaší firmy, může vždy dojít k lidské chybě. Software pro digitalizaci dokumentů je tu od toho, aby chyby nepřerostly v závažné problémy - pokud se nějaký dokument ztratí, budete vědět, kde ho najít.

Na základě ukládání meta tagů a obsahu dokumentů software pro digitalizaci vaše dokumenty chytře indexuje pro účely rychlého vyhledávání. A díky možnostem směrování můžete posílat digitální dokumenty přesně tam, kde jsou potřeba. Skenování faktur a záznam dat znamenají, že i citlivé dokumenty lze posílat týmům, které je nejvíce potřebují, a bezpečně je ukládat ve formátu PDF chráněném heslem.

Product-Drivve Image Software on MFP panel

Navrženo pro vaše zařízení

Ze skenování pro správu dokumentů mohou těžit nejen vybraná oddělení: součástí vašich workflow může být celá kancelář.

Navíc díky spolehlivému způsobu vytváření a sdílení vysoce kvalitních skenů můžete snížit spotřebu papíru a dosáhnout tak vyšší efektivity nákladů a ekologické udržitelnosti.

Woman using tablet with colleagues at desks

Prozkoumejte naši nabídku software pro digitalizaci dokumentů

Zjistěte, jak můžete maximalizovat produktivitu a provést pozitivní změnu ve svém podnikání.