Správa dokumentů

Převezměte kontrolu nad svými dokumenty

Nic nebrání produktivitě více než to, když zaměstnanci nemohou najít dokumenty, které hledají. V dnešním digitálním světě je to bohužel běžné. Dokumenty jsou často vytvářeny a ukládány v mnoha prostředích: na papíře, v noteboocích, na USB discích, v e-mailu, v cloudu...a tento seznam by mohl pokračovat.

Bez systému pro správu dokumentů (DMS), který by toto všechno sledoval - a objem papíru roste a mění se každým dnem - mohou organizace snadno ztratit přehled: bezpečnost dat je ohrožena, zaměstnanci se cítí frustrovaní a panuje všeobecný pocit dezorganizace.

Naštěstí je tu software pro správu dokumentů, aby zachránil situaci.

Small workgroup meeting with printed documents and laptops

Jak to funguje?

Systémy pro správu dokumentů (Document Management system) pro malé podniky vám pomáhají získat zpět kontrolu nad dokumenty a zároveň snižují vaši závislost na papíru.

Správa dokumentů zefektivňuje vaše pracovní postupy - ať už se jedná o počítačový soubor nebo dokument nahraný z multifunkční tiskárny. Všechny firemní dokumenty můžete bezpečně naskenovat, ukládat, spravovat, sdílet, tisknout a vyhledávat.

Elektronické systémy pro správu dokumentů (DMS) však nabízí více než pouhé vyhledávání a ukládání dokumentů. Jak název napovídá, poskytují bezkonkurenční možnosti správy dokumentů.

Two men at desks using PCs

Ještě mnohem více...

Elektronické systémy pro správu dokumentů (DMS) však nabízí více než pouhé vyhledávání a ukládání dokumentů. Jak název napovídá, poskytují bezkonkurenční možnosti správy dokumentů.

  • Transparentnost a kontrola
    Na základě citlivosti dokumentů a úrovně oprávnění zaměstnanců můžete rozhodnout, kteří zaměstnanci získají přístup ke konkrétním dokumentům přístup.
  • Produktivita 
    Autorizovaní uživatelé mají přístup ke všemu, co potřebují, a to kdykoli a z jakéhokoli zařízení.
  • Kontrola verzí 
    Software pro správu dokumentů zajišťuje, že lidé pracují s nejnovější verzí dokumentu - s možností vrátit změny zpět a v případě potřeby se vrátit i k dřívější verzi dokumentu.
  • Sdílení a spolupráce 
    Pomocí digitalizace dokumentů může více členů týmu sdílet a přistupovat ke stejnému dokumentu a pracovat společně v reálném čase z různých zařízení. To má zásadní význam pro usnadnění spolupráce ve světě práce na dálku, kde členové týmu nebudou vždy ve stejné kancelářské budově.
Office workers working at co-working desk

Výhody pro váš podnik

Software pro správu dokumentů (DMS) přináší řadu výhod pro podniky všech velikostí, mimo jiné:

Three colleagues looking at PC screen

Zlepšené zabezpečení dokumentů a vyhovění předpisům:

Pokud víte, kde se vaše dokumenty nacházejí - a jaká data obsahují - snižujete pravděpodobnost náhodné ztráty dat. Správa dokumentů vám také umožňuje kontrolovat, kdo má k vašim dokumentům přístup.

Two women looking at a laptop in office

Vyšší produktivita

Sjednocení dokumentů usnadňuje zaměstnancům vyhledávání potřebných informací, vzájemnou spolupráci a dokončení požadovaných úkolů.

Woman looking at a tablet in office

Snížení nákladů

Software snižuje potřebu tisku tím, že zaznamenává elektronické dokumenty online. To může pomoci snížit náklady a zvýšit efektivitu.

Prozkoumejte naši nabídku software pro správu dokumentů

Zjistěte, jak můžete maximalizovat produktivitu a provést pozitivní změnu ve svém podnikání.