Správa dokumentů
Převezměte kontrolu nad svými dokumenty
Nic nebrání produktivitě více než to, když zaměstnanci nemohou najít dokumenty, které hledají. V dnešním digitálním světě je to bohužel běžné. Dokumenty jsou často vytvářeny a ukládány v mnoha prostředích: na papíře, v noteboocích, na USB discích, v e-mailu, v cloudu...a tento seznam by mohl pokračovat.
Bez systému pro správu dokumentů (DMS), který by toto všechno sledoval - a objem papíru roste a mění se každým dnem - mohou organizace snadno ztratit přehled: bezpečnost dat je ohrožena, zaměstnanci se cítí frustrovaní a panuje všeobecný pocit dezorganizace.
Naštěstí je tu software pro správu dokumentů, aby zachránil situaci.
![Small workgroup meeting with printed documents and laptops](/sites/default/files/styles/328w/public/2021-09/small-workgroup-meeting-with-printed-documents-and-laptops-document-management-lifestyle.jpg.webp?itok=2Md763oo)
Jak to funguje?
Systémy pro správu dokumentů (Document Management system) pro malé podniky vám pomáhají získat zpět kontrolu nad dokumenty a zároveň snižují vaši závislost na papíru.
Správa dokumentů zefektivňuje vaše pracovní postupy - ať už se jedná o počítačový soubor nebo dokument nahraný z multifunkční tiskárny. Všechny firemní dokumenty můžete bezpečně naskenovat, ukládat, spravovat, sdílet, tisknout a vyhledávat.
Elektronické systémy pro správu dokumentů (DMS) však nabízí více než pouhé vyhledávání a ukládání dokumentů. Jak název napovídá, poskytují bezkonkurenční možnosti správy dokumentů.
![Two men at desks using PCs](/sites/default/files/styles/328w/public/2021-09/two-men-at-desks-using-pcs-document-management-lifestyle.jpg.webp?itok=Dpcw8rB6)
Ještě mnohem více...
Elektronické systémy pro správu dokumentů (DMS) však nabízí více než pouhé vyhledávání a ukládání dokumentů. Jak název napovídá, poskytují bezkonkurenční možnosti správy dokumentů.
- Transparentnost a kontrola
Na základě citlivosti dokumentů a úrovně oprávnění zaměstnanců můžete rozhodnout, kteří zaměstnanci získají přístup ke konkrétním dokumentům přístup. - Produktivita
Autorizovaní uživatelé mají přístup ke všemu, co potřebují, a to kdykoli a z jakéhokoli zařízení. - Kontrola verzí
Software pro správu dokumentů zajišťuje, že lidé pracují s nejnovější verzí dokumentu - s možností vrátit změny zpět a v případě potřeby se vrátit i k dřívější verzi dokumentu. - Sdílení a spolupráce
Pomocí digitalizace dokumentů může více členů týmu sdílet a přistupovat ke stejnému dokumentu a pracovat společně v reálném čase z různých zařízení. To má zásadní význam pro usnadnění spolupráce ve světě práce na dálku, kde členové týmu nebudou vždy ve stejné kancelářské budově.
![Office workers working at co-working desk](/sites/default/files/styles/328w/public/2021-09/office-workers-working-at-co-working-desk-printer-photocopiers-lifestyle.jpg.webp?itok=RY4rzn74)
Výhody pro váš podnik
Software pro správu dokumentů (DMS) přináší řadu výhod pro podniky všech velikostí, mimo jiné:
![Three colleagues looking at PC screen](/sites/default/files/styles/208x118/public/2021-09/three-colleagues-looking-at-pc-screen-document-management-lifestyle.jpg.webp?itok=ye9ZN17F)
Zlepšené zabezpečení dokumentů a vyhovění předpisům:
Pokud víte, kde se vaše dokumenty nacházejí - a jaká data obsahují - snižujete pravděpodobnost náhodné ztráty dat. Správa dokumentů vám také umožňuje kontrolovat, kdo má k vašim dokumentům přístup.
![Two women looking at a laptop in office](/sites/default/files/styles/208x118/public/2021-09/two-women-looking-at-a-laptop-in-office-document-management-lifestyle.jpg.webp?itok=dANbavZX)
Vyšší produktivita
Sjednocení dokumentů usnadňuje zaměstnancům vyhledávání potřebných informací, vzájemnou spolupráci a dokončení požadovaných úkolů.
![Woman looking at a tablet in office](/sites/default/files/styles/208x118/public/2021-09/woman-looking-at-tablet-in-office-document-management-lifestyle.jpg.webp?itok=GMbODpeJ)
Snížení nákladů
Software snižuje potřebu tisku tím, že zaznamenává elektronické dokumenty online. To může pomoci snížit náklady a zvýšit efektivitu.
Prozkoumejte naši nabídku software pro správu dokumentů
Zjistěte, jak můžete maximalizovat produktivitu a provést pozitivní změnu ve svém podnikání.